本文作者：獨孤求勝 文秘114原創投稿
淺談現代公司經濟建設發展過程合同管理的現狀及對策
【摘要】：隨著我國加入wto，社會主義法治建設的逐步推進，公司依法經營決策問題必將更加突出。合同是公司從事經濟活動中取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也可能會產生糾紛的根源。公司經營活動是風險與利益共存的活動，利益
越大，風險也越大。在日常的經濟交往中極易陷入不法分子設置的合同陷阱中，公司就可能因此蒙受巨大的經濟損失。因此公司中的合同管理是一項極其重要內容，搞好合同管理，是維護公司合法權益的最基本的要求與行徑之路。
【關鍵詞】： 合同管理 合同法 公司 法律法規 法律意識
市場經濟是法治經濟、契約經濟，合同是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式，現代公司的經濟往來中各方主體主要是通過合同形式去履行其權利義務的。合同管理已成為目前現代公司法律管理制度非常重要的內容之一，它必須是全過程的、系統性的、動態性的。我們不僅要重視合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始的管理，更要重視合同生效履約期間出現情況變化及時對合同的修改、變更、補充或中止和終止的管理活動①。能否實施有效管理把好合同關，是現化公司經營管理成敗的一個重要因素。
為如何推進公司合同業務管理工作，不斷的適應社會主義市場經濟的發展要求和遵循法制制度的保障，談談幾點看法。
現代公司合同管理中存在的主要問題
（一）合同管理的法制觀念淡薄、法律意識與制度建設滯后
一是當今大多數企業公司從計劃經濟時期走過來的，不少公司領導和管理人員的思想意識與管理方式以及法律管理制度都帶有計劃經濟時代的色彩。雖然從改革開放后由計劃經濟逐步轉向市場經濟、國營轉向民營，市場競爭迫使廣大從業人員開始接觸合同，引入合同意識與管理，因當時的合同是很不規范的，也沒有什么示范文本，合同的內容過于簡單和粗糙，甚至有漏洞，并引發出了不少的沉痛教訓。辛辛苦苦贏得的利潤，到頭來由于合同上的漏洞，一場官司輸掉甚至賠上了老本，作為公司的領導人深感合同的重要和合同管理的重要性。相比八十年代改革開放初期，現在公司的合同管理完善得多了，可以說基本到位，但受計劃經濟體制的殘余影響，至今在合同與合同管理上仍然存在一些不少問題。
二是不少從業人員對市場與合同、合同與合同管理的關系缺乏認識。在
市場經濟條件下市場與合同是一種相互依存的關系。一方面，市場是靠合同運作的，市場主體各方都是靠合同去履行其權利與義務。另一方面，合同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什么合同。合同是市場的產物，是市場可持續發展的動力。有些業內人士不了解這種必然聯系和相互依存的關系，只顧到市場承攬任務，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結果遇上糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足②。另外對合同與合同管理的關系缺乏認識，這也是一種相互依存的關系。合同產生在合同管理的前期階段，多數是由于急于簽成合同而過于草率，往往合同生效這一階段倍受到高度重視，但不重視合同履行是實現權利與義務的過程，因此，合同管理上的問題大多數產生在中期和后期履行階段。
三是合同法律滯后和我們的合同法律意識滯后。因為計劃經濟年代不需要合同，也就不需要合同法了。從1999年3月才制定了統一的合同法，近二十年的改革開放進程中，十年的市場經濟進程中，我們所處的合同法律環境是不完善的。我們的從業人員的對合同法律意識更為滯后，最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關系，訂立和履行合同往往離開合同法律，想怎么寫、怎么簽就怎么寫、就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的法律意識，造成不少失誤和損失。合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據，是發展社會主義市場經濟和維護公司的合法權益，任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同不受法律保護。
四是缺乏一套嚴謹有效的合同管理制度，對合同管理未能體現規范化、法制化和科學化的要求。從合同的洽談、簽訂、履行、變更到中止或終止、解除全過程的各個環節，應該用制度規定下來。在簽訂合同時往往普遍缺少對對方資信深入調查了解，沒有嚴格審查對方的法人營業執照或自然人身份證、法人授權委托書。甚至很多一些公司都沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復印件，一旦合法權益被損害便無法主張自己的權利。另外對公司職員的相關授權不明也是容易引發糾紛的原因之一。有的公司沒有明確職員的管理職責制度和授權制度，甚至還超出公司自己的權利范圍對外簽訂合同或一般員工未經授權擅自對外簽訂合同，管理制度亂套無規范可言，在司法實務中對證據認定規則以及民事責任歸屬確認都有較明確規定，而這些規定對這些未經授權員工和公司超出權利范圍所訂立的合同所致的結果往往是相當不利。到目前為止公司的合同管理，雖說基本上有章可循但不能說沒有
空白與死角，由于有以上幾點存在問題和加上舊習勢力的影響，有章不循的現象還不時出現。
（二）合同文本不規范、條款過于簡單、模糊以及文字不嚴謹。一些合同的條款過于簡單，僅約定幾條意見簡單地歸結為一小段話，根據我國現行法律規定它們的意思不同，所表達的法律效力也有所差別，另外，合同條款約定的意思不明確、不具體。如：合同約定買賣供貨，以合同法解
決爭議，由違約者承擔違約責任等。雖然從理論上而言合同的成立僅要主體和標的就可以成立，但是標的物數量與質量如果不明確和產品瑕疵很容易產生糾紛。例：“以合同法解決合同爭議，由違約者承擔違約責任”這樣的條款等于沒有約定。合同法規定了在合同發生爭議時采取協商、調解、仲裁和起訴四種解決爭議的方法，在合同條款中應盡量明確是采取那種解決爭議的方法，同時更要明確當事人對于違約責任約定的定金罰則、違約金、賠償損失等。另外，有的合同簽訂地點不詳細很不明確。根據《民事訴訟法》規定：合同糾紛可以由被告住所地或合同履行地的法院管轄，同時《合同法》又規定：合同當事人可以在合同中約定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、合同標的物所在地的法院管轄。因此，合同當事人應明確、具體地約定合同糾紛管轄法院，否則是無效約定。
合同文字不嚴謹就是不準確，容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應當體現雙方的真實意思。而這種體現需要靠準確明晰的合同文字作載體。可以說，合同講究咬文嚼字。合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責任。有些合同只講好話，不講丑話；只講正面的，不講反面的，不懂得簽合同應當“先小人后君子”的訣竅，一旦發生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。
（三）合同的主體資格問題
合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格的主體，首要條件應當是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人。根據我國的《民法通則》、《合同法》等法律法規和司法解釋的規定，法人的分支機構需由法人的授權委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，同時作為法人職能內部科室是無權對外簽訂合同的。現實中一些公司的什么分部、辦事處、銷售科等職能科室或分支機構經常代表法人對外簽訂合同。更有一些公司的銷售員工直接代表法人對外簽訂合同，既無法人授權委托書，又無
身份證明，一旦發生糾紛責任很難明確。這里要防止兩種傾向：一是雖然具有相應的民事權利和民事行為兩種能力，但不是合同當事人，即當事人錯位，也是合同主體不當；二是雖然是合同當事人，但卻不具有上述兩種能力，同樣也是合同主體不當③。
（四）主從合同關系不明確和違反法律法規簽訂無效合同 主合同是指能夠獨立存在的合同，從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，如保證合同、抵押合同等。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同，是“無源之水”，而“無源之水”是不存在的 《合同法》規定，違反法律、行政法規的強制性規定簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護的。目前公司與企業所簽訂的合同，有些是以合法形式掩蓋非法目的的，實質也是無效合同④。
（五）合同的生效與履行問題
合同的生效不同于合同成立，一般情況下當事人應采用書面合同形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。有些合同約定自雙方簽字蓋章之日起生效，但是合同上面僅有簽字或蓋章，而有的到底是法定代表人或其授權委托的人來簽字加蓋單位公章都不是很清楚。另外一些合同無明確合同的履行期限，這就很容易給合同安全埋下了隱患。
在履約過程中發生合同變更是正常的事情，問題在于不少負責履約的公司管理人員缺乏這種及時變更的意識，結果導致了損失。合同變更包括合同內容變更和合同主體的變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的實現。
另外，在履約過程中及時地發出必要的書函，是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是一方主體自我保護的一種招數，可惜這一點往往被忽視，結果受到懲罰。履約過程中的鑒證是一種正常行為。但有些公司的管理人員對此并不重視，當發生糾紛時，也因無法舉證而敗訴。有些應當追究的卻過了訴訟時效，但當起訴時才發現已超過了法律規定的訴訟時效，無法挽回損失。超過了訴訟時效等于放棄債權主張，等于權利人放棄了勝訴權。《合同法》賦予了合同當事人的抗辯權，應當行使的權利沒有行使，但大多數公司不會行使⑤。應當重視證據(資料)的法律效力的而卻沒得到足夠的重視。并不是所有書面證據都具有法律效力的。有效的證據，應當是原件的、與事實有關的、有蓋章和(或)簽名的、有明確內容的、未超過期限的，不具備法律效力的書面證據只是廢紙一張。
二、公司合同管理中的建議與對策
合同管理的
好壞直接體現一個公司的管理水平的高低，對今后公司的生存和發展至關重要。只有不斷增強業務培訓、提高合同管理人員的素質和全員合同管理意識、加強合同檔案、專用章和專人負責管理以及合同履約過程控制意識才能提升合同管理水平，降低公司項目管理成本，是取得最大效益的有效途徑。為了更好的防范合同管理風險，減少潛在的合同管理可能引起的經濟損失，結合上述合同管理方面存在或可能存在的問題，公司在合同管理中應做好如下幾項工作：
（一）、加強合同管理人員的培訓教育，在合作中相互學習。全面提升合同管理人員的素質，堅持每年選送人員參加公司組織的合同業務培訓和法律事務培訓,加強合同管理部門對公司合同經辦人，采取以會代訓的形式，組織學習《合同法》和公司有關合同管理辦法、規定，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業務能力。同時，通過對每份合同的實際草擬、簽訂、修改，以例施教，提高合同經辦人的業務水平，從而保證了合同的簽訂質量，較好地維護了企業的合法權益。
（二）從法律角度對合同管理的風險點進行嚴格審查和控制。建議公司內部設立法務部門或者合同管理崗位，對公司合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體包括對格式化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責任的合理設定，其他合同法律風險的防范等。法務部門或者合同管理崗位從合同的項目論證開始，監督、檢查并指導當事人資信調查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動的全過程，預防合同糾紛的發生，減少合同糾紛中公司的損失，有效維護企業合法權益。
（三）、加強合同管理檔案和合同專用章管理，構建合同業務庫與專人管理
合同檔案管理是公司檔案管理的一部分，同時又是合同管理工作的重要部分，合同檔案應由公司設專人管理，或由合同章管理人員監管，并建立起嚴格的審核、登記制度和相應的管理制度，凡經公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書都必須在公司備案或登記，絕不能再出現找不到合同等其他漏洞的出現。
（四）、抓好履約檢查環節與違約糾紛處理
合同管理人員必須經常了解對合同履約和管理情況并進行針對性的檢查，通過定期檢查才能及時發現問題和反映出合同履約中的一般性問題，顯示出妨礙合同履行的重大問題，以及產生爭議或出現糾紛的現象或隱患等，提出解決的辦法或提出解決的請求，制訂防范風險的對策，通過整改使合同順利履約得
到落實。在合同履約過程中一旦發生違約情形，公司要區別情況，及時采用協商，仲裁或訴訟等方式，積極維護公司的合法權益，減少經濟損失⑥⑦。 由此可見，合同管理是市場經濟條件下公司管理的一項核心內容，方方面面都應圍繞著這個核心而開展。成功的公司合同管理，是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務。只有這樣、合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。